تحقق صرفه‎جویی ۱۴۰ هزار دلاری امور بایگانی نفت با حمایت از تولید داخل

تهیه ۴ دستگاه دوار بایگانی در امور بایگانی و شناسایی کارکنان شرکت ملی نفت ایران صرفه جویی ۱۴۰ هزار دلاری را در مسیر ایجاد یک بایگانی پویا، کارآمد و پیشتاز به همراه داشته است.

“به گزارش پایگاه خبری روزنامه نیوز”

اسناد و مدارک کارکنان هر سازمان به دلیل اهمیت آنها در مدیریت سرمایه انسانی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ در شرکت ملی نفت ایران با قدمت بیش از یک قرن، اهمیت و کارایی پرونده‎ها، اوراق و اسناد کارکنان دوچندان بوده و مراجعه مکرر به آن ها همه روزه افزایش می یابد، بنابراین حفظ و حراست از گنجینه اسناد و مدارک از اهمیت خاصی برخوردار است.

زهرا ابراهیمی، رئیس بایگانی و شناسایی کارکنان شرکت ملی نفت ایران در گفت و گو با خبرنگار NIOC، با اشاره به فرسودگی و کمبود دستگاه های دوار بایگانی و حجم بالای پرونده های انتقالی و بازنشسته و همچنین اضافه شدن پرونده های مدیریت های تابعه، گفت: دستگاه های موجود در بایگانی ساختمان مرکزی و انبار ری، پاسخگوی نیاز فوق نبود، بر همین اساس واحد آمار و اطلاعات و شناسایی کارکنان، عملکرد سه شرکت بخش خصوصی را که در این زمینه فعالیت دارند برای حضور در مناقصه مورد بررسی و بازدید قرارداد و با توجه به مقایسه قیمت و بررسی کیفیت و تطابق دستگاه ها با نیاز واحد بایگانی و شناسایی کارکنان یک شرکت داخلی انتخاب شد که این شرکت دستگاه های دوار بایگانی را همانند مشابه آلمانی آن در داخل کشور تولید می کند.

وی افزود: این دستگاه دارای استانداردهای نزدیک به مشابه خارجی آن است و خرید این دستگاه ها باعث می شود نیاز این واحد تا ۱۰ سال آینده از نظر فضا جهت بایگانی پرونده های راکد و جاری مرتفع شود؛ همچنین این نیاز با توجه به حجم فرآیند بازنشستگی، نقل و انتقالات، کوچک سازی بدنه شرکت ملی نفت (تبدیل شرکت های زیر مجموعه به مدیریت) تخمین زده شده است.

ابراهیمی پروژه  طراحی و راه اندازی سیستم جامع بایگانی دیجیتالی مدیریت اسناد جهت استاندارد سازی پرونده های کارکنان در مجموعه صنعت نفت را دیگر پروژه مهمی دانست که تمام مراحل این پروژه ( شامل تفکیک و سبک سازی، اسکن، مطابقت اوراق فیزیکی و دیجیتالی، خواناسازی، ویرایش و …) توسط کارشناسان واحد مدیریت اسناد و مدارک بایگانی و شناسایی انجام شده و هم اکنون در مراحل پایانی است. این مهم در حالی است که شرکت های پیمانکار تخصصی، این فرآیند را با مبلغی بالغ بر چند میلیارد ریال اجرا می کردند.

وی قابلیت الگوبرداری در سایر شرکت ها، صرفه جویی در زمان و هزینه، امنیت بسیار بالای دسترسی به اسناد و مدارک پرسنلی، جلوگیری از فرسایش اسناد و مدارک کارکنان، جستجوی سریع و آسان در پرونده های پرسنلی، سهولت مطالعه پرونده کارکنان در محل کار و عدم مراجعه به واحد بایگانی، وجود یک نسخه دیجیتالی از پرونده های پرسنلی در صورت آسیب به پرونده های فیزیکی به دلیل بروز حوادث غیرمترقبه، حفظ سلامت جسمی همکاران و جلوگیری از بیماری های تنفسی و پوستی ناشی از ذرات معلق تولید شده از اوراق پرونده ها را از مزایای این طرح معرفی کرد.

ابراهیمی افزود: با توجه به تلاش و همت مضاعف همکاران و حمایت مسئولین، این واحد در حال تبدیل به یک بایگانی پویا، کارآمد و پیشتاز است به ‌نحوی که با اتکا بر دانش محوری، نوآوری، خلاقیت، مشتری مداری و دارا بودن بالاترین شاخص‌ها نزد مدیران، کارشناسان و مراجعین به سمت یک بایگانی ممتاز و الگو پیش می رود.